Derzeit wird mit Hochdruck zwar noch fleißig für die OVERSO 5.0 programmiert, aber der Starttermin steht. Die Umstellung ist alternativlos. Gemeinsam werden wir diese jedoch meistern.

Bitte lesen sie die folgenden Zeilen aufmerksam durch, sodass ein kontrollierter Übergang stattfinden kann. 

Wann und wie geht es los?

• Am 25.11.2021 wird die derzeitige OVERSO 4.0 abgeschaltet und alle bestehenden Benutzer gelöscht.
• Ab den 25.11.2021 erhält jeder bisheriger OVERSO-Benutzer eine automatisierte E-Mail. Darin werden die neuen Zugangsdaten mitgeteilt. Beachten Sie, dass der Benutzername künftig ihre E-Mail-Adresse ist (nicht mehr die Vereinsnummer). Ebenso erhalten Sie ein neues Passwort. Der Datenabzug der Benutzer wurde bereits vor einigen Tagen aus der OVERSO 4.0 vorgenommen. Bedeutet, dass jetzt durchgeführte Änderungen bei den Benutzerdaten (= Zugang) keine Änderungen mehr bewirken. Sollten Zugangsprobleme bestehen, müssen diese nach dem 01.12.2021 einzeln gelöst werden.
• Am 01.12.2021 wird die neue OVERSO 5.0 Online geschaltet. Sie werden nach der Anmeldung sehen, dass sich die Oberfläche stark verändert hat. Des Weiteren haben neue Logiken Einzug gehalten.

Wie bekomme ich Hilfe?

• Wir bieten Ihnen Schulungen an. Diese werden über ZOOM-Sitzungen Online durchgeführt. Derzeit sind diese für Januar 2022 vorgesehen. Eine gesonderte Information mit Terminen folgt. Bitte nehmen Sie dieses Angebot an, da an der einen oder anderen Stelle schon Wichtiges zu beachten ist, welches man nicht so einfach in einen Text verfassen kann.
• In der OVERSO 5.0 ist eine allgemeingültige Hilfe verfügbar, welche Ihnen ggf. auch weiterhelfen kann. Diese wird in den nächsten Monaten sukzessive ausgebaut.

Was ist sonst noch wichtig?

• Ehrungen, welche Sie bis Mitte Februar 2022 benötigen, beantragen Sie bitte umgehend und spätestens bis 21. November in der bisherigen OVERSO 4.0.
• Infolge der Umstellung hat der Fränkische Sängerbund entschieden, die Jahresbestandserfassung zu verschieben. Diese wird vom 17.Januar bis 28. Februar 2022 durchgeführt werden. Bis zum Stichtag werden wir auf jeden Fall Online-Schulungen angeboten haben, damit Sie sicher die Anwendung bedienen können. Der Termin wird Ihnen noch mitgeteilt.
• Bei der Systemumstellung werden die Daten übernommen. Jedoch kann es sein, dass im Nachgang vom Verein die eine oder andere manuelle Anpassung vorzunehmen ist.
• Mit der OVERSO 5.0 besteht die Chance, weitere Benutzer mit ins Boot zu nehmen. Machen Sie sich ggf. Gedanken wer dies sein könnte, sodass diese Personen bei den Schulungen am besten gleich dabei sind. Diese Aufgabe kann grundsätzlich jedem im Verein übertragen werden.

Was muss ich direkt nach dem 1. Dezember tun?

• Melden Sie sich gerne bei der neuen OVERSO 5.0 an und verschaffen sich einen ersten Eindruck. Damit prüfen Sie auch gleichzeitig, ob die neuen Zugangsdaten korrekt sind und funktionieren. Spielen Sie aber bitte nicht munter drauf los, sondern führen Sie nur "bewusste" Aktionen (= Änderungen) aus. Da die Jahresbestandserfassung verschoben wird und ihre ggf. benötigen Ehrungen bis spätestens 21. November über die alte OVERSO beantragt haben, können Sie sich auch Zeit lassen, bis Ihnen das digitale Schulungsangebot unterbreitet wurde.

Was kann die neue OVERSO 5.0?

• Der Funktionsumfang wird im Wesentlichen zunächst der gleiche sein wie bisher. Bedeutet Bestandsdatenvorhaltung, GEMA, Ehrungswesen und Jahresbestandserfassung sind implementiert. Weitere Ergänzungen sind für die Zukunft geplant.

Wieso benötigt es ein Upgrade von 4.0 auf 5.0?

• Die bisherige OVERSO 4.0 ist mit der Zeit leider sehr instabil geworden. Des Weiteren hat das bisher beauftragte Softwareunternehmen zur OVERSO 4.0 seine Leistungserbringung im Jahr 2020 überraschend eingestellt.

Seit dem Frühjahr 2021 arbeitet der Deutsche Chorverband mit einem neuen Softwareentwickler an der Weiterentwicklung von OVERSO. Das Grundverständnis wird sich dahingehend ändern, dass verstärkt der Netzwerkgedanke in der neuen Version Einzug hält. Das bedeutet u.a., dass Mitglieder in einer deutschlandweit angelegten Datenbank nur ein Mal hinterlegt werden und dann nach Bedarf mit den Ensembles oder den Funktionsträgern der Vereine verknüpft werden. Die neue OVERSO 5.0 soll Ende September/ Anfang Oktober 2021 an den Start gehen und die bisherige Version ablösen. Die Zugangsdaten bleiben gleich, ebenso wird der Datenbestand 1:1 übernommen. Im Herbst wird neben einer Anleitung ein ergänzendes Schulungsangebot aufgelegt werden, welches voraussichtlich online über Zoom stattfinden wird.

Nach wie vor ist es erforderlich, die Ehrungsanträge über OVERSO mindestens 6 Wochen vorher zu beantragen. Wegen der geplanten OVERSO Umstellung kam vom FSB die Empfehlung, alle noch für 2021 benötigten Urkunden kurzfristig im September über die bisherige Oberfläche zu bestellen.

Bekanntermaßen ist die Entwicklungsarbeit und Fehlerbehebung in den letzten beiden Jahren völlig zum Erliegen gekommen. Das wird sich nun aber wieder ändern. Der Deutsche Chorver-band hat Anfang diesen Jahres die Betreuung der OVERSO an eine neue Entwicklungsfirma übertragen. Obwohl die Aufgabe aus dem Stand heraus für den neuen Partner nicht gerade einfach ist, verlaufen die ersten Monate der Zusammenarbeit vielversprechend. Folgende Fehler, welche die "Benutzerrolle Verein" betreffen, sind nun behoben.

• Die Vorschlagsberechnung für Ehrungen funktioniert zu 100 % sowohl über das Eintrittsdatum wie über die Pflege von Aktivzeiten beim Mitglied.

• Über die Schnellsuche auf dem Dashboard können nun auch mit der Eingabe von Na-men Mitglieder gefunden werden.

In der ersten Maiwoche erfolgte die Installation des Korrekturpakets auf der Produktivebene. Wie geht es weiter? Weitere Korrekturen werden in den folgenden Monaten noch erledigt (z. B. bei der Jahresbestandserfassung). Daneben ist für voraussichtlich 2022 angedacht, Funktionserweiterungen und Anpassungen der Oberfläche durchzuführen.

Liebe Benutzer*innen der OVERSO, leider gibt es Probleme mit der digitalen Jahresbestandserfassung, welche sich nicht kurzfristig beheben lassen. Diese sollte eigentlich am 11.12.2020 per E-Mail starten. Durch EDV-Probleme wurde die automatisierte E-Mail zum Start jedoch nicht versendet. Ferner fehlt nach der Anmeldung das bekannte rote Bestäti-gungsfenster zur Abgabe der Zahlen. Was nun? Bitte prüfen und aktualisieren Sie dennoch selbstständig Ihre Daten in der OVERSO, auch wenn das rote Bestätigungsfenster fehlt. Dies ist seit heute wieder problemlos möglich. Hierzu haben wir für Sie den Bearbeitungszeitraum bis 30. Januar 2021 verlängert. Am 31. Januar 2021 wird die Systemsperre für einige Tage aktiviert, sodass keine Datenänderungen mehr möglich sind. In diesem Zeitraum werden wir den Datenabzug für die Beitragsrechnung 2021 vornehmen. Wir bedanken uns für Ihre Mitarbeit und das Verständnis.

Susanne Osmani Geschäftsstellenleiterin Fränkischer Sängerbund e. V.

Es konnte eine Vereinfachung hinsichtlich der Datensatz-Vorhaltung der ChorleiterInnen durchgeführt. Denn diese müssen ab sofort nur noch zweimal vorgehalten werden.

1. Im "Ensemble" im Register "Daten1" bei "Chorleiter/in". Falls erwünscht, können weiter unten in diesem Dialog unter "Weitere Chorleiter/innen" über das grüne Plus auch die stv. ChorleiterInnen gepflegt werden. Bitte beachten Sie, dass der Datensatz vollständig (Adresse und E-Mail-Adresse) angelegt wird. Nur so können die Verbandszeitschriften des FSB/ DCV und eine gezielte Kontaktaufnahme per E-Mail vorgenommen werden.
2. Im "Ensemble" im Register "Mitglieder" mit der Mitgliedsart "Chorleiter". Damit besteht der gleiche Versicherungsschutz wie für singende Mitglieder und es können Ehrungen beantragt werden.

Aus diesem Grund, wird der bisher direkt im Verein unter "Funktionen" angelegte Datensatz zum Chorleiter (Funktion "Andere" / Beschreibung "Chorleiter" oder ähnlich) sukzessive von den Verantwortlichen der Sängerkreis gelöscht. Bitte achten Sie als OVERSO-Benutzer künftig darauf, dass Sie den Chorleiter nur noch, wie vor unter 1. und 2. beschrieben, stets aktuell und vollständig pflegen. Besten Dank.