Die Jahresbestandserfassung 2018 über OVERSO startet !

Liebe Vereinsverantwortliche,

zwölf Monate sind bereits vergangen, als wir mit Hilfe von OVERSO erstmals die Jahresbestandserfassung Ende 2017 komplett digital abgebildet haben. Auch wenn damals vieles neu und sich vielleicht etwas ungewohnt anfühlte, war dennoch eine hohe Aufgeschlossenheit und Bereitschaft vorhanden, um miteinander über alle Organisationsebenen unseres Verbandes hinweg die Aufgabe bestmöglich zu stemmen. Eine Rückmeldequote von 94 % spricht dabei für sich.

Mit den gesammelten Erfahrungen gilt es nun, in die zweite Runde der digitalen Jahresbestandserfassung über die OVERSO zu gehen. Dabei möchten wir Sie noch mit ein paar Informationen unterstützen.

Die Jahresbestandserfassung begann am 14.12.2018 – was ist dabei wichtig?

Der Startschuss erfolgt mit einer automatischen E-Mail, welche an alle OVERSO-Benutzer und an die PA-E-Mail Adresse des Vereins versendet wird. Sollten Sie der E-Mail-Nutzung in OVERSO (siehe Ausgabe in|takt 5/2018, Seite: 4) bis zum 14.12.2018 nicht zugestimmt haben, erhalten Sie keine automatisierte E-Mail von der OVERSO. Gleiches gilt, wenn z. B. aus Sicherheitsgründen Ihres E-Mail-Anbieters die E-Mail in den Spam-Ordner verschoben wird. Hier empfehlen wir Ihnen, die E-Mail Adresse overso@deutscher-chorverband.de zu den vertrauenswürdigen Adressen Ihres E-Mail Programms hinzuzufügen. Achtung! Senden Sie nie eine E-Mail an diese Adresse, da diese ausschließlich für den automatisierten Versand der OVERSO benutzt wird. Um unabhängig zu sein, können Sie natürlich auch die Terminsache selbstständig in ihrem Kalender eintragen und so die Aufgabe im Blick behalten.

In der Anleitung, welche stets aktuell hier auf dieser Internetseite abrufbar ist, sind Ihre Aufgaben bzgl. der Aktualisierung der Daten und der Funktionsweise der Jahresbestandserfassung detailliert beschrieben (Seite: 46 f.). Hier wird auch beschrieben, dass Sie sich bitte erst dann in dem roten Fenster „OVERSO Jahresbestandsmeldung“ „EINVERSTANDEN“ erklären, wenn Sie die Daten im Vereins- und Ensemblebereich vollständig aktualisiert haben. Wollen Sie diese Aktualisierung vornehmen, ignorieren Sie zunächst einfach das rote Fenster und navigieren sich im Menü zu den gewünschten Stellen. Das rote Fenster „OVERSO Jahresbestandsmeldung“ erscheint mit jeder Neuanmeldung erneut. Erst nach vollständigem Abschluss Ihrer Aktualisierungen müssen Sie noch abschließend auf „EINVERSTANDEN“ klicken.

Wichtig! Die Jahresbestandserfassung endet am 15.01.2019. Wenn Sie bis dorthin nichts unternommen haben, werden bei der Beitragserstellung die Daten vom Vorjahr verwendet. Sie werden sicherlich dafür Verständnis haben, dass eine spätere Änderung der daraus erstellten Beitragsrechnung des FSB für 2019 nicht mehr möglich ist. Wir wollen ja, gemäß unserem Motto, gemeinsam effizienter werden – und das lebt auch von Verbindlichkeit.

Grundsätzlich erfolgt der komplette Prozess der Jahresbestandserfassung papierlos, außer Sie möchten verstorbene Sänger/innen für das Sängerehrenmal Melkendorf melden. Dann verwenden Sie dafür weiterhin das bekannte Formular „Meldebogen verstorbener…“ (Rücklauf an Ihren Sängerkreis oder an den FSB bis spätestens 27.02.2019).

Wie bekomme ich Hilfe bei Problemen bzw. Fragen?
Aus Kapazitätsgründen bitten wir Sie eindringlich, als erstes die Anleitung, welche auf dieser Internetseite abrufbar ist, als Hilfestellung zu verwenden. Da die OVERSO kein Endprodukt ist, sondern in Etappen weitere Verbesserungen / Funktionen erhalten wird, sind wir bemüht, dies in der Anleitung stetig für Sie nachzuführen. Sollten Sie dennoch nicht zurechtkommen, wenden Sie sich bitte zunächst an die Verantwortlichen Ihres Sängerkreises oder nachgelagert an die Geschäftsstelle des FSB.

Die Verantwortlichen Ihres Sängerkreises und die Geschäftsstelle des FSB bedanken sich für die Mitwirkung.