Liebe Vereinsvorsitzenden,

liebe Vereinsverantwortlichen,

liebe OVERSO-Beauftragten,

 

seit 14.11.2017 ist das neue OVERSO für Euren Verein mit den erweiterten Funktionen, z.B. ausführliche Ensembleverwaltung, automatisierte Jahresbestandserfassung und Ehrungswesen freigeschaltet.

Im Sängerkreis Hersbruck gibt es 94 Vereine mit 2562 SängerInnen. 93 Vereine haben die Freischaltung für OVERSO beantragt. Darüber habe ich mich sehr gefreut.

Ich habe drei Schulungen angeboten, zwei in Ellenbach im „Gemeinschaftshaus Ellenbacher Vereine“ und eine im Hotel „Zum Alten Schloss“ in Kleedorf.

 

42 Vereine haben sich für die Schulung angemeldet;

40 Vereine haben dann tatsächlich teilgenomme

12 Vereine haben mir mitgeteilt, dass sie kein Interesse an einer Schulung haben;

39 Vereine haben sich überhaupt nicht gemeldet;

 

42,55% der Chöre haben somit an den OVERSO Schulungen teilgenommen.

 

Damit Ihr jetzt loslegen könnt, nachfolgend jetzt noch ein Ausschnitt aus den  Schulungsunterlagen mit Punkten, die zu beachten sind

 

OVERSO wird effizienter – Ehrungswesen wurde freigegeben

Liebe Vereinsverantwortliche,
nachdem die Jahresbestandserfassung, auch in Anbetracht der Premiere, mit einer Beteiligungsquote von 94% aller Vereine deutlich mehr als zufriedenstellend verlief und die Erfassung auf FSB-Ebene zwei Monate früher als in den vergangenen Jahren abgeschlossen werden konnte, hat es bzgl. der Weiterentwicklungen der OVERSO unerwartet Verzögerung gegeben. Jetzt geht es allerdings mit dem nächsten Meilenstein weiter.

Meilenstein „Ehrungswesen“ in der OVERSO freigegeben

Ab sofort können und sollen auch Ehrungen für singende Mitglieder und ChorleiterInnen ausschließlich über die OVERSO beantragt werden. Dies gilt für DCV-, FSB- und Chorjugend-Ehrungen. Für Vereine, welche OVERSO verbindlich nutzen (mit 92% die deutliche Mehrheit der Vereine im FSB), gehört das bisherige zeitaufwendige und umständliche Verfahren über das PDF-Formular nun der Vergangenheit an. Grundsätzlich ist in der OVERSO die Antragsstellung über "Geplante Ehrungen (soweit der Vorschlag vorhanden ist), der "Ehrung Individual" zu bevorzugen.
Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitungsdauer im Verband weiterhin bei 8 Wochen liegt.

Was ist sonst noch neu bzw. wichtig?

Daneben haben weitere kleinere Anpassungen Einzug gehalten. So wurde z. B. die Mitgliedsart "Mitglied" auf "Singende/r" geändert, damit hier die Rolle noch selbsterklärender als bisher wird.
Sobald Aktivzeiten gepflegt sind, werden durch OVERSO leider alle Ehrungen angezeigt, welche in der gesamten Zeit fällig waren. Beispiel: Bei Max Müller ist die Summe aller Aktivzeiten 41 Jahre. Dann erscheint, bei der Liste der "Geplanten Ehrungen" die Vorschläge für 10 Jahre FSB, 25 Jahre FSB, 40 Jahre FSB. Wünschenswert wäre natürlich, dass OVERSO in diesen Fällen nur die Ehrung für 40 Jahre anzeigt, da wir ja davon ausgehen sollten, dass in der Vergangenheit alle Ehrungen (hier 10 und 25 Jahre) entsprechend durchgeführt wurden. Leider ist dies in der Systemarchitektur der OVERSO nicht abbildbar. Eine Auswertung hat ergeben, dass aktuell bei 3% aller angelegten Mitglieder im FSB (ca 1.500) Aktivzeiten angelegt sind. Der OVERSO-Support hat hier kurzfristig über vorgegebene Regeln direkt in der OVERSO-Datenbank Ehrungen (beispielhaft für Max Müller 10 und 25 Jahre) abgeschlossen. Somit sollten von oben beschriebener Thematik nur noch weniger als 1% aller Mitglieder betroffen sein.

Wie bekomme ich Hilfe bei Problemen bzw. Fragen?

Aus Kapazitätsgründen bitten wir Sie als erstes eindringlich, die aktualisierte Anleitung als Hilfestellung zu verwenden. Da die OVERSO kein Endprodukt ist, sondern in Etappen weitere Verbesserungen / Funktionen erhalten wird, sind wir bemüht, dies in der Anleitung stetig für Sie nachzuführen. Sollten Sie dennoch nicht zurechtkommen, oder sich unter den aktuell 99 Vereinen ohne Zugang befinden und zukünftig OVERSO nutzen wollen, wenden Sie sich bitte zunächst an die Verantwortlichen Ihres Sängerkreises oder nachgelagert an die Geschäftsstelle des FSB.

 

Ich danke Euch für die Bereitschaft, unsere Verwaltungsarbeit mit Hilfe von OVERSO (d.h. Online-Vereins-Organisation) zukunftsorientiert auszurichten. Bei Fragen könnt Ihr Euch gerne an mich wenden, am besten per E-Mail. Vorher bitte jedoch zuerst die Schulungsunterlage zu lesen

Auf den Schulungsunterlagen steht der Name Frank Schneider/Sängerkreis Fürth. Dies braucht Euch nicht zu stören. Herr Schneider ist der Zuständige, der unser OVERSO vorangetrieben hat und somit allen die Verwaltungsarbeit erleichtert. Ihm dafür noch ein ganz herzliches Dankeschön.

 

Herzliche Grüße aus Schnaittach

Elisabeth Hensel

 

Sängerkreis Hersbruck e.V.

Elisabeth Hensel

Geschäftsführerin

Oberer Krankenhausweg 4

91220 Schnaittach

 

Telefon 09153  97288

elisabeth.hensel@t-online.de

www.saengerkreis-hersbruck.de

 

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Dokumentation - OVERSO
Stand: 28.04.2018 - Version 8
OVERSO-Schulungsunterlage-Verein_V8_2018
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