Liebe Vereinsvorsitzenden,

liebe Vereinsverantwortlichen,

liebe OVERSO-Beauftragten,

 

seit 14.11.2017 ist das neue OVERSO für Euren Verein mit den erweiterten Funktionen, z.B. ausführliche Ensembleverwaltung, automatisierte Jahresbestandserfassung und Ehrungswesen freigeschaltet.

Im Sängerkreis Hersbruck gibt es 94 Vereine mit 2562 SängerInnen. 93 Vereine haben die Freischaltung für OVERSO beantragt. Darüber habe ich mich sehr gefreut.

Ich habe drei Schulungen angeboten, zwei in Ellenbach im „Gemeinschaftshaus Ellenbacher Vereine“ und eine im Hotel „Zum Alten Schloss“ in Kleedorf.

 

42 Vereine haben sich für die Schulung angemeldet;

40 Vereine haben dann tatsächlich teilgenomme

12 Vereine haben mir mitgeteilt, dass sie kein Interesse an einer Schulung haben;

39 Vereine haben sich überhaupt nicht gemeldet;

 

42,55% der Chöre haben somit an den OVERSO Schulungen teilgenommen.

 

Damit Ihr jetzt loslegen könnt, nachfolgend jetzt noch ein Ausschnitt aus den  Schulungsunterlagen mit Punkten, die zu beachten sind

 

Bitte die Schulungsunterlagen und nachstehenden Text lesen.

 

  • Die Funktion für die Ehrungsanlage ist bereits schon freigeschaltet und technisch möglich. Da wir jedoch innerhalb des Landesverbandes FSB einheitlich starten wollen (in einigen Sängerkreisen finden die letzten Schulungen erst Anfang Dezember statt) und ein paar Funktionen für die Bearbeitung der Anträge durch den FSB in OVERSO noch fehlen, sollen/ dürfen durch die Vereine erst ab Januar 2018 Ehrungen über die OVERSO beantragt werden. Dies bedeutet, dass Sie bis dorthin weiterhin über das bekannte Formular 8 Wochen vorher den Antrag bei mir einreichen müssen. Somit auch die Ehrungen, welche im Januar und Februar 2018 übergeben werden sollen. Sollten Sie dennoch jetzt schon Ehrungen über OVERSO beantragen, werden diese definitiv nicht bearbeitet, da der interne automatische Workflow aus berechtigten Gründen noch nicht freigeschaltet ist.
  • Ab Januar 2018 können über die OVERSO Ehrungsanträge für Sänger/innen und Chorleiter gestellt werden, unabhängig davon ob die Mitgliedschaft über die Chorjugend oder dem Erwachsenenverband des FSB besteht. Dies funktioniert alles über das gleiche Verfahren (Steuerung über die Mitgliedsart).
  • Zwei Anwendungen sind aktuell noch in der Programmierung und sollen in Kürze freigeschaltet werden. Diese sind für uns jedoch aktuell unkritisch, da diese im Zusammenhang mit den Ehrungen stehen, welche erst ab Januar 2018 über OVERSO beantragt werden können (siehe 1. Punkt). Die Hinterlegung der Aktivzeiten für Sänger/innen, welche nicht durchgängige Mitgliedschaften besitzen, bzw. den Verein gewechselt haben.
    Die Individualanlage von Ehrungen (als Ergänzung zu den "Geplanten Ehrungen"/ Erinnerungsfunktion).
  • Die aktuell gültige Schulungsunterlage befindet sich im Anhang. Sobald die vor beschriebenen Anwendungen umgesetzt sind, erfolgt eine Aktualisierung.
  • Start der Jahresbestandserfassung ist am 15. Dezember und erfolgt vollkommen Digital über OVERSO. Bitte beschäftigt Euch deshalb schon vorher mit dem NEUEN OVERSO. Für die Schulungsteilnehmer ist das vermittelte Wissen sicher jetzt noch gegenwärtig.
  • Bei der neuen Anmeldemaske gibt es jetzt auch erstmals die Funktion "Passwort vergessen". Nach dem anklicken, erscheint eine Eingabemaske in der der OVERSO- Benutzer Mitgliedsnummer, Vorname, Nachname und E-Mail- Adresse eingeben muss. Sind diese Angaben komplett identisch, mit den im OVERSO hinterlegten Benutzerdaten, bekommt der OVERSO-Benutzer umgehend eine E-Mail zugesendet mit einem neuen Passwort. Wenn nicht, kommt eine Meldung, dass sich der OVERSO- Benutzer an den Support wenden soll (bei uns wäre dies dann eine E-Mail an die OVERSO Sängerkreisverantwortliche Elisabeth Hensel oder an Frau Osmani). Die Handhabung an sich ist eigentlich komplett selbsterklärend. In der nächsten Version der Anleitung, wird darauf mit ein paar Textzeilen eingegangen
  • In der nächsten intakt (Anfang Dezember) wird nochmal ergänzend ein Bericht über OVERSO abgedruckt sein. Spätestens zu diesem Zeitpunkt wird dann auch auf der FSB- Homepage die aktuelle Schulungsunterlage eingestellt sein

 

Ich danke Euch für die Bereitschaft, unsere Verwaltungsarbeit mit Hilfe von OVERSO (d.h. Online-Vereins-Organisation) zukunftsorientiert auszurichten. Bei Fragen könnt Ihr Euch gerne an mich wenden, am besten per E-Mail. Vorher bitte jedoch zuerst die Schulungsunterlage zu lesen

Auf den Schulungsunterlagen steht der Name Frank Schneider/Sängerkreis Fürth. Dies braucht Euch nicht zu stören. Herr Schneider ist der Zuständige, der unser OVERSO vorangetrieben hat und somit allen die Verwaltungsarbeit erleichtert. Ihm dafür noch ein ganz herzliches Dankeschön.

 

Herzliche Grüße aus Schnaittach

Elisabeth Hensel

 

Sängerkreis Hersbruck e.V.

Elisabeth Hensel

Geschäftsführerin

Oberer Krankenhausweg 4

91220 Schnaittach

 

Telefon 09153  97288

elisabeth.hensel@t-online.de

www.saengerkreis-hersbruck.de

 

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Dokumentation - OVERSO
Stand 25.10.17 Version 3
Schulungsunterlage OVERSO Verein V3 -251
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Dokumentation - OVERSO
Stand: 22.11.2017 – Version 4
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Dokumentation - OVERSO
Stand: 23.12.2017 - Version 6
OVERSO-Schulungsunterlage-Verein_V6_2017
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